Megpróbáltam ingyenes eszközökkel vinni a cégemet. Íme, mennyibe került valójában.

Amikor elkezdtem, azt csináltam, amit mindenki. Rákerestem a Google-ben, hogy "ingyenes CRM", és regisztráltam ahhoz, amelyiknek a legtöbb funkciója volt. Aztán email kampányokat kellett küldenem, úgyhogy regisztráltam a Mailchimphez. Aztán számlázás kellett, úgyhogy szereztem egy külön eszközt. Aztán lead-gyűjtő űrlapokat akartam a weboldalon, találtam egy WordPress plugint. Aztán az üzleteket kellett követnem, úgyhogy hozzáadtam egy Trello táblát.

Hat hónapon belül öt különböző eszközöm volt, öt különböző bejelentkezésem, és nulla kapcsolat közöttük. Egy új érdeklődő jött az űrlapon, kézzel hozzáadtam a CRM-hez, majd átmásoltam az emailjét a Mailchimpbe, aztán amikor ügyfél lett, újra begépeltem az adatait a számlázó alkalmazásba. Minden ügyfél három-négy helyen létezett, és sehol sem egyeztek az adatok.

Naponta körülbelül egy órát töltöttem azzal, hogy adatokat mozgattam az eszközök között. Nem túlzok — egyszer le is stoppereltam, mert annyira idegesített.

Az "ingyenes" valódi ára

Csináljunk egy őszinte számítást arról, mennyit fizet ténylegesen egy tipikus kisvállalkozás, amikor ingyenes és olcsó eszközöket foltoz össze.

CRM: HubSpot ingyenes. Remek kapcsolatkezeléshez és alap pipeline-hoz. De email kampányokat akarsz? Az a Marketing Hub Starter — $20/hó. Többet akarsz? A Professional $890/hó. Árajánlatokat akarsz? Sales Hub Professional — $450/hó. Egy 5 fős csapatnak, ami kampányokat és árajánlatokat akar, $500+/hónapnál járunk, mielőtt egyetlen számlát kiállítottunk volna.

Számlázás: A Zoho Books ingyenes terve kezel néhány számlát. De ha magyar vállalkozás vagy és NAV Online Számlát kell küldened, a Zoho nem támogatja. A FreshBooks és a Wave sem. Végül fizetsz egy helyi eszközért — Billingo vagy Számlázz.hu — ami még 3.000-8.000 Ft/hó. Most a számlázásod teljesen le van választva a CRM-edről. Az üzletek az egyik eszközben zárulnak, a számlák a másikból mennek ki, és kézzel egyeztetsz.

Kampányok: A Mailchimp ingyenes terve most maximum 500 kontaktot és havi 1.000 küldést enged. Ezen felül $13-20/hó. És minden alkalommal, amikor hozzáadsz egy kontaktot a CRM-ben, emlékezned kell, hogy a Mailchimpben is hozzáadd. Vagy fizetsz egy Zapier integrációt — újabb $20/hó — az automatikus szinkronhoz.

Űrlapok: A Google Forms ingyenes, de szakszerűtlenül néz ki és semmihez sem csatlakozik. A Typeform ingyenes terve havi 10 választ ad. A JotForm ad 100-at, de mindenhova kiteszi a saját márkáját. Egy rendes űrlap-eszköz, ami betáplálja a CRM-et, $15-30/hó.

Add össze egy 5 fős csapatra:

| Eszköz | Havi költség | |------|-------------| | CRM (HubSpot Starter) | $20 | | Kampányok (Mailchimp Essentials) | $13 | | Számlázás (Billingo/Számlázz.hu) | ~5.000 Ft | | Űrlapok (Typeform Basic) | $25 | | Szinkron (Zapier) | $20 | | Összesen | ~30.000 Ft/hó |

És ez a konzervatív becslés. Sok csapat 50.000 Ft/hó fölé kerül, amikor elérik a terv-limiteket.

De a pénz nem is a legrosszabb rész

A rejtett költség a súrlódás. Minden kézi adatátvitel egy hibalehetőség. Minden bejelentkezés egy kontextusváltás. Minden új csapattagnak öt eszközt kell megtanulnia egy helyett.

Egyszer küldtem egy kampányt 200 kontaktnak, akik közül 30 már leiratkozott — mert a leiratkozások a Mailchimpben történtek és elfelejtettem frissíteni a CRM-et. Ez nem csak kínos, hanem potenciálisan GDPR bírság.

Máskor rossz összeggel számláztam egy ügyfelet, mert a CRM-ben az üzlet összege nem egyezett azzal, amit a számlázó eszközbe gépeltem. Kis hiba, kínos beszélgetés, felesleges ide-oda.

Ezek nem katasztrófák. Papírvágások. De hetente órákra adódnak össze, és egy állandó enyhe stressz: "frissítettem a másik rendszert is?"

Mit jelent az "all-in-one" valójában

Őszinte leszek a saját termékünkkel kapcsolatban. A Foxlab CRM-et kifejezetten azért építettük, mert elegünk lett a foltozgatásból.

Havi 49 €-ért — fix, nem felhasználónként — egy maximum 5 fős csapat a következőket kapja:

Kontaktok és cégek teljes aktivitás-előzményekkel, jegyzetekkel, fájlokkal és címkékkel. Semmi szokatlan — minden CRM csinálja ezt. De a részletek számítanak: ha román adószámot (CUI) adsz meg, a rendszer automatikusan lehúzza a cégnevet, címet, ÁFA-státuszt és e-Factura regisztrációt közvetlenül az ANAF-tól. Ez kontaktonként 5 percet spórol a kézi begépeléssel szemben.

Üzletek és pipeline húzd-és-ejtsd szakaszokkal, súlyozott értékekkel és többvalutás támogatással (EUR, RON, HUF). Standard. De amikor egy üzlet lezárul, két kattintással számlává alakíthatod. Ugyanaz a kontakt, ugyanazok az összegek, nincs újragépelés.

Email kampányok sablonokkal, személyre szabással, megnyitás/kattintás követéssel és leiratkozás kezeléssel. A leiratkozó kontaktok automatikusan blokkolva lesznek a jövőbeli küldéseknél. Nincs szinkronizálás — ugyanaz az adatbázis.

Lead-gyűjtő űrlapok, amiket beágyazhatsz a weboldaladra. A beküldések automatikusan kontaktot hoznak létre és automatizációkat indíthatnak el. Nincs Zapier. Nincs másolás-beillesztés.

Számlázás és árajánlatok PDF-generálással, nyilvános megosztható linkekkel, ismétlődő számlákkal, és — román vállalkozásoknak — natív e-Factura XML generálás és feltöltés az ANAF SPV-be. Ez egymagában kiváltja a SmartBillt vagy a Facturist a legtöbb kisvállalkozásnál.

Feladatok hozzárendelésekkel, határidőkkel és üzlet/kontakt összekapcsolással. Semmi extra, de mindenhez kapcsolódnak. Megnyitsz egy kontaktot és látod a feladatait, üzleteit, számláit, kampányait és jegyzeteit — mind egy képernyőn.

Riportok és dashboardok a pipeline értékéről, konverziós rátákról, kampány-teljesítményről és bevételi trendekről.

GDPR eszközök minden terven, az ingyenest is beleértve. Egykattintásos adatexport és végleges törlés kontaktonként — olyasmi, amit a HubSpot az Enterprise-nak tart fenn, a Pipedrive pedig kiegészítőként árul.

Mindezt románul, magyarul vagy angolul. RON, EUR és HUF árazással. A magyar névsorrendet (családnév először) az egész felületen helyesen kezelve.

A váltás kérdése

Az első számú ellenvetés, amit hallunk: "De már minden adatom benne van a MiniCRM-ben / Pipedrive-ban / HubSpotban / egy táblázatban."

Jogos. De az import varázsló automatikusan felismeri 9 különböző eszköz oszlopfejléceit — MiniCRM, SalesAutopilot, HubSpot, Pipedrive, Facturis, SmartBill, Billingo, Számlázz.hu és Oblio. Exportálj egy CSV-t a jelenlegi eszközödből, töltsd fel, és a rendszer magától megfelelteti az oszlopokat. Magyar fejlécek mint "vezetéknév" vagy román fejlécek mint "cod fiscal" — tudja, mit jelentenek. A legtöbb import 10 perc alatt kész.

Kinek szól valójában

Nem egy 200 fős értékesítési csapatnak. A HubSpot és a Salesforce okkal létezik, és azon a szinten a felhasználónkénti árazás logikus.

Ez a 2-5 fős vállalkozásnak szól, amit jelenleg ragasztószalag és böngészőfülek tartanak össze. A könyvelőirodának, ami Excelben tartja az ügyfeleket és Mailchimpből küld kampányokat. A kis ügynökségnek, aminek az üzletei Pipedrive-ban vannak, a számlái Billingóban, és nulla kapcsolat a kettő között. A családi vállalkozásnak, ami MiniCRM-en volt és épp megkapta a megújítási ajánlatot a felvásárlás után.

Ha 3+ eszközért fizetsz és időt töltesz adatmozgatással közöttük, a matek általában kijön. Nem azért, mert bármelyik eszköz rossz lenne — a legtöbb kiváló abban, amit csinál. De az, hogy egymással beszéljenek, valós költség, és órákban mérhető, nem csak eurókban.

Számold ki magad

Add össze, mit fizetsz CRM-ért + kampányokért + számlázásért + űrlapokért. Aztán add hozzá az adatszinkronizálásra fordított órákat. Még konzervatív 5.000 Ft/óra áron is az a napi egy óra adatpakolgatás havi 100.000 Ft-ba kerül.

Az eszközök, amiket használsz, lehetnek ingyenesek. Az időd nem az.